Ragam Bahasa Surat

BAB I

PENDAHULUAN

1.      Latar Belakang

Bahasa Indonesia adalah bahasa nasional yang berfungsi sebagai bahasa pemersatu. Dalam kehidupan sehari-hari, kita dituntut untuk menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dalam kaedah bahasa Indonesia, khususnya dalam penulisan atau karangan.

Salah satu keterampilan mengarang yang sangat perlu kita kuasai adalah menulis surat. Dalam kehidupan sehari-hari, kita pasti memerlukan surat. Surat merupakan produk komunikasi tulis yang paling banyak dibuat dan dipakai. Dari segi pemakaiannya, surat dibedakan atas empat macam, yaitu surat pribadi, surat dinas, surat bisnis, dan surat sosial kemasyarakatan.

Di dalam makalah ini, penulis akan membahas secara ringkas teknis penulisan surat secara umum. Akan tetapi lebih diarahkan pada teknis penulisan surat dinas.

2.      Rumusan Masalah

Agar lebih mudah dalam memahami makalah ini, kami menyusun rumusan yang akan kami bahas yaitu sebagai berikut:

1.      Apakah yang dimaksud dengan surat dinas ?

2.      Apa saja bagian-bagian surat ?

BAB II

PEMBAHASAN

RAGAM BAHASA SURAT

A.    Pengertian

Dalam pergaulan antarmasyarakat kita tidak terlepas dari saling memberikan informasi atau saling berkomunikasi antara satu dan yang lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan, laporan dan permintaan. Informasi itu dapat disampaikan kepada pihak lain melalui bahasa lisan atau bahasa tulis.

Informasi dapat disampaikan melalui bahasa lisan jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi. Penyampaian informasi lewat telepon, radio, dan televisi dapat digolongkan kedalam penyampaian informasi melalui bahasa lisan.

Penyampaian informasi kepada calon penerima dapat juga dilakukan melalui bahasa tulis. Sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi kepada orang lain itu, antara lain adalah surat.

Surat sebagai sarana komunikasi tertulis mempunyai kelebihan-kelebihan jika dibandingkan dengan alat-alat komunikasi lisan karena merupakan bukti nyata “hitam diatas putih”. Kelebihan lainnya adalah surat dapat mengurangi kesalahpahaman dalam berkomunikasi dengan sejelas-jelasnya tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. Di samping itu pembaca juga dapat membaca surat secara berulang-ulang apabila belum memahami betul informasi yang tertulis di dalam surat. Selain itu, penggunaan biaya dalam surat-menyurat relative lebih murah daripada biaya telepon atau telegram.

Dalam makalah ini, penulis lebih mengarahkan kepada surat dinas. Surat dinas adalah sekalian surat yang berisi masalah kedinasan atau pemerintahan (Sudaryanto dalam Sabariyanto, 1998/1999:38). Atau dengan kata lain,

1.      Surat dinas ialah surat yang berisi permasalahan kedinasan.

2.      Surat dinas sama dengan surat resmi.

3.      Pembuatan atau penerbit surat dinas dapat instansi pemerintah dan dapat pula perseorangan.

Pembuatan surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu tidak semata-mata mengutarakan masalah pribadi, tetapi berisi masalah kedinasan karena pembuat surat itu adalah seorang pegawai, masalah yang diungkapkan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaan, dan pengajuan izin semacam itu didasari undang-undang. Oleh sebab itu, surat semacam itu dapat disebut surat dinas karena isinya tentang kedinasan.

Ciri kedinasan sebuah surat tidak semata-mata ditentukan oleh isinya, tetapi juga bentuk surat dengan segala formalitasnya.

B.     Bagian-Bagian Surat

Surat dinas terdiri atas beberapa bagian,yaitu:

a.    Kepala Surat

Kepala surat disebut juga kop surat. Isinya ialah lambang (departemen, universitas, perguruan tinggi, akademi, sekolah, atau instansi), nama unit organisasi, alamat, nomor telepon (jika ada), nomor kotak pos (jika ada), nomor faksimile (jika ada), dan alamat kawat (jika ada). Untuk perusahaan, dapat ditambahkan nama cabangnya dan nama bankir.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat

1)        Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap (lambang, nama instansi, alamat, nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faksimile, alamat kawat jika ada).

2)        Nama instansi ditulis dengan huruf capital.

3)        Huruf awal alamat, kotak pos, alamat kawat, faksimile, dan telepon ditulis dengan huruf capital kecuali kata tugas, misalnya dan  dan dalam.

4)        Nama instansi, kata jalan, telepon, faksimile, dan kota pos jangan disingkat.

5)        Jangan digunakan bentuk p.o,box atau post office untuk menuliskan kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable address untuk menuliskan alamat kawat.

6)        Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (:), karena angka yang mengikutinya bukan rincian.

7)        Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor, misalnya telepon, karena berdasarkan konvensi, unsur alamat adalah nama jalan, nomor bangunan, nama kota, dan kode pos. jika sebuah kantor mempunyai sarana telepon, nomor telepon ditulis di belakang nomor kode pos dan dipisahkan dengan koma.

Bagian kepala surat dengan bagian pembukaan khusus tanggal surat dan nomor surat dipisahkan dengan garis horizontal. Garis fungsi sebagai pangkal pijakan perhitungan spasi sewaktu pengetikan surat.

Kata jalan, nomor, telepon, tidak boleh disingkat menjadi jl. No. dan telp., tetapi harus ditulis lengkap (jalan, nomor, dan telepon).

b.   Pembukaan Surat

1.      Tanggal surat

Hal-hal berikut perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat.

a)    Bagian tanggal surat berjarak empat spasi dari garis pemisah kepala surat.

b)   Kata tanggal tidak perlu ditulis.

c)    Nama tempat instansi tidak perlu ditulis karena sudah tercantum pada kepala surat.

d)   Angka tahun ditulis lengkap.

e)    Nama bulan ditulis dengan huruf.

f)    Penulisan nama bulan tidak disingkat.

g)   Pada akhir baris tidak dbubuhkan tanda titik.

h)   Tidak perlu dibubuhkan garis bawah.

i)     Spasinya tidak dijarang-jarangkan.

j)     Huruf awal nama bulan dituulis dengan huruf capital.

2.      Nomor  surat

Bagian nomor surat berisi nomor urut surat yang terbit, kode surat, dan angka tahun termasuk kedalam ke dalam sistem penomoran. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan seperti berikut.

a)    Kata yang harus digunakan ialah nomor karena merupakan bentuk baku.

b)   Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf capital.

c)    Singkattan nomor adalah no. (dalam penggunaannya No.)

d)   Angka tahun ditulis lengkap jika angka tahun itu merupakan bagian sistem penomoran.

e)    Kata nomor diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi.

f)    Penulisan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu spasi.

g)   Pada akhir baris  tidak dibubuhkan tanda titik.

h)   Spasinya tidak perlu dijarang-jarangkan.

3.      Lampiran surat

Kata lampiran bermakna tambahan. Tambahan itu dapat berupa surat, kertas surat, salinan-salinan surat berharga, dan kuitansi. Lampiran adalah sesuatu yang ditambahkan pada surat yang dikirimkan. Kata lampiran harus dicantumkan jika surat yang diterbitkan dilampiri berkas atau surat yang lain.

Hal-hal yang perlu yang diperhatikan dalam penulisan lampiran adalah sebagai berikut:

a)      Huruf awl kata lampiran ditulis dengan huruf capital.

b)      Singkatan adalah Lamp.

c)      Jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf

d)     Jika surat yang dikirimkan tidak dengan lampiran,  kata lampiran tidak ditulis.

e)      Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

f)       Spasinya tidak dijarang-jarangkan.

g)      Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua.

4.      Hal surat

Hal surat disebut juga perihal surat atau pokok surat, maknanya, yaitu perkara, soal, urusan, peristiwa, dan tentang hal.hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat adalah:

a)    Huruf awal hal atau perihal ditulis dengan huruf capital.

b)   Diksi yang digunakan untuk menyatakan hal surat singkat, tetapi jelas.

c)    Diksi yang digunakan berkategori nominal.

d)   Panjangnya jangan sampai melebihi separuh kertas.

e)    Huruf awal kata awal ditulis dengan huruf capital.

f)    Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan tidak digaris bawah.

5.      Alamat tujuan

Alamat dibedakan menjadi dua, yaitu alamat luar dan alamat dalam. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar surat.

a)    Kata yang terhormat disiingkat Yth.

b)   Huruf aHuruf awal singkatan Yth. Ditulis dengan huruf capital.

c)    Kata kepada tidak perlu dicantumkan.

d)   Sapaan Ibu,Bapak, Saudara, dapat digunakan jika diikuti nama orang dan huruf awal sapaan-sapaan itu ditulis dengan huruf kapital.

e)    Gelar dan pangkat dapat dicantumkan jika diikuti nama orang.

f)    Jika jabatan seseorang dicantumkan, kata sapaan tidak digunakan agar tidak ada kerancuan penulisan.

g)   Kata jalan jangan disingkat.

h)   Kata nomor tidak perlu ditulis.

a)      Kode pos ditulis setelah penulisan nama kota.

b)      Akhir baris alamat tujuan tidak diikuti tanda titik.

6.      Salam pembuka

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam pembuka.

a)    Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah dengan hormat.

b)   Huruf awal kata dengan ditulis dengan huruf capital.

c)    Penulisan bentuk dengan hormat diikut tanda koma.

d)   Bentuk salam pembuka ditulis pada sebelah kiri.

e)    Penulisan  bentul salam pembuka tidak menjorok kedalam sebagai alinea baru.

c.       Isi surat

1.      Alinea pembuka

Dalam alinea pembuka dikemukakan permasalahan yang merupakan pengantar atau pendahuluan terhadap permasalahan pokok. Alinea ini berfungsi mengarahkan persoalan yang ingin disampaikan. Oleh karena itu, alinea pembuka harus ditulis sedemikian rupa sehingga mampu menarik minat penerima surat untuk membacanya.  Daya  tarik itu muncul bilamana kalimatnya tersusun benar, pemilihan kata tepat, ejaannya benar, dan perwajahanna indah.

2.      Alinea isi

Alinea isi merupakan wadah untuk menampung semua isi surat. Untuk surat yang beralinia pembuka, alinea ini harus disajikan dengan cermat agar isinya dapat dimengerti dengan mudahdan komunikasinya tidak gagal. Kecermatan itu antara lain dalam hal pilihan kata, penyusunan kalimat, dan penulisan ejaan.

3.      Alinea penutup

Alinea penutup ddapat berisi simpulan, ucapan terima kasih, harapan, dan ucapan selamat. Kalimat-kalimat dalam alinea ini biasanya bentuknya lebih sederhana daripada kalimat-kalimat dalam alinea isi dan alinea pembuka. namun pilihan kata-katana juga harus tepat dan strukturnya harus benar. Tidak jarang alinea penutup hanya terdiri dari sebuah kalimat.

d.      Penutup surat

1.      Salam penutup

Kata-kata yang biasa digunakan sebagai salam penutup adalah hormat kami, hormat saya, salam saya, salam kami, salam takzim, dan wassalam. Dilingkungan Depag biasa digunakan wassalamualaikum-warahmatullahiwabarakatuh.

2.      Pengirim surat

Keresmian surat dinas lebih kuat dan kesahihan suratt meningkatjika surat itu telah ditandatangani. Orang yang menandatangani surat itu adalah subyek surat dan orang bertanggung jawab atas surat tersebut. Hal-hal yang peru diperhatikan dalam penulisan pengirim surat.

a)    Pengirim surat sebaiknya melengkapi jati diri kedinasan seperti jabatan, Nip, dan cap dinas/cap jabatan

b)   Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf capital.

c)    Nama pengirim tidak digarisbawahi dan tidak dalam kurung.

d)   Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

3.      Tembusan surat

Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansiyang mendapatkan tembusan surat. Letak bagian ini dibagian sebelah kiri, lurus vertical dengan bagian isi surat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam bagian ini adalah.

a)    Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf capital.

b)   Tanda titik dua digunakan jika tembusannya lebih dari satu.

c)    Bentuk kepada Yth. Tidak perlu dicantumkan.

d)   Yang ditembusi adalah pejabat atau orangnya, bukan kantornya.

e)    Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.

f)    Jika yang ditembusi lebih dari satu, pengurutannya dimulai dari pejabat yang eselonnya lebih tinggi.

BAB III

PENUTUP

   Kesimpulan

1.    Surat sebagai sarana komunikasi tertulis mempunyai kelebihan-kelebihan jika dibandingkan dengan alat-alat komunikasi lisan.

2.    Alinea pembuka merupakan alinea tempat dikemukakan permasalahan yang merupakan pengantar atau pendahuluan terhadap permasalahan pokok.

3.    Surat dinas tidak mesti surat yang dibuat oleh pemerintah saja.

4.    Bagian-bagian surat terdiri dari, kepala surat, pembukaan surat, isi surat, dan penutup surat.